Print

Approved at Parish Council Meeting on 8 February 2010 

1 

MINUTES OF THE MEETING OF LONGPARISH PARISH COUNCIL 

COMMUNICATIONS COMMITTEE HELD AT MEADOW FARM COTTAGE AT 

7.30PM ON WEDNESDAY 3 

RD  FEBRUARY 2010 

PRESENT 
Jeremy Barber (Chairman), Xandi Denny, David Gould, Fiona Gould. 

10/1  APOLOGIES 
Mary Jo Darrah and Christopher Duxbury. 

10/2  MINUTES 
The minutes of meeting held on 16 November 2009 had already been approved by the Parish 
Council 

10/3  MATTERS ARISING 
Apart from matters considered later in the meeting, the following points remain outstanding

·

Publication of Publication Policy (JB)

·

New Villagers web page (DG)

·

Publish Church Guide on website (DG)

·

Filling photo albums (MJD)

·

Cemetery article for Hill & Valley (FG) 

10/4  WELCOME EVENT FOR NEW VILLAGERS 
The number of new villagers is more than this time last year.  The Committee recommends that 
the event is repeated on Tuesday 11 May in the Village Hall. 
Action JB to liaise with all concerned. 

10/5  HANDBOOK 
The committee thanked Mary Jo Darrah in absentia for all her work on the revised edition. 
Detailed comments will be passed to her.  The more significant ones were

·

Map – the committee agreed that a map should be included;

·

Format – the map would not come out well with the proposed A5 format.  The Committee 
felt that A4 would be preferable, particularly as this is the layout already used for the 
Village Design Statement and the Village Plan;

·

Relationship with web version – the committee felt that the paper copy should be self 
contained but should include an explanation that it is published on the website and that 
the web version includes links to more detailed information.

·

Previous version – the committee suggests that the previous version is retained on the 
website as archive material but in a format that makes it clear that there is a later version

·

Village organisations – the committee felt that a snapshot like that in the Village Plan was 
a good approach.  Including background information about organisations likely to endure 
long term such as the Parish Council. The PCC, the Cricket Club and the Longparish 
Community Association was considered helpful but information about more transient 
organisations should be in the handbook.  Inclusion of a list of defunct organisations was 
not needed as the previous edition would be retained on the website.

·

Pictures ­ the committee had no bright ideas for colour pictures on the reverse of the 
centre page map but wondered about extracts from old maps which would show how the 
village has evolved.  They wondered about old sepia pictures for the front cover and 
welcomed using Mary Snow’s line drawings again


Approved at Parish Council Meeting on 8 February 2010 

2

·

New material – the committee thought it would be useful to include new paragraphs on the 
village website (FG to draft), the Parish Plan (JB to draft), the Longparish Community 
Association (FG to draft) and the playground and skate ramp, village newsletters and 
properties that have disappeared and scenes that have changed. 

10/6  OVERVIEW OF DEVELOPMENTS SINCE LAST MEETING 
Mary Jo and Jeremy had reviewed the large accumulation of papers from the previous Clerk.  A 
much weeded set had been passed to the new Clerk.  Selected important documents had been 
lodged with the Hampshire Records Office. 

David had set a process for the Clerk to publish Council minutes on the website. 

Cathy Yelf had confirmed that the £200 budgeted was sufficient to fund the software needed for 
hep proposed video archive. 

10/7  VILLAGE CORRESPONDENT 
Xandi felt that all was going well.  Her main resource is Hill & Valley 

10/8  HILL AND VALLEY 
Again all was going well.  Funds would run to two colour covers in the year to come featuring 
Spring flowers and Autumn colours. 

10/9  WEBSITE 
The playgroup area is now managed using Joomla.  It is still a sub­directory of the village website 
but David is considering making it independent as playgroup.longparish.org.uk. 

The possibility of adopting the same approach for other areas such as parish council, church and 
community association was discussed somewhat inconclusively.  The committee did not really 
understand the issues and felt that a briefing note would be helpful for the next meeting. 
Action DG 

10/10  NEW MEMBER 
Nothing to report. 

10/11  NEXT MEETING 
No date was set as two members were absent. 

10/12  CLOSURE 
There being no further business the Chairman thanked Xandi for hosting the meeting and declared 
it closed at 10pm.