Print

Unapproved draft V2 

1 

MINUTES OF THE MEETING OF THE COMMUNICATIONS COMMITTEE OF 

LONGPARISH PARISH COUNCIL HELD AT CHERRY TREE COTTAGE AT 

7.00PM ON 16 NOVEMBER 2009 

PRESENT 
Jeremy Barber (Chairman), Mary Jo Darrah, David Gould, Fiona Gould 

09/13  APOLOGIES 
Christopher Duxbury, Xandi Denny 

09/14  MINUTES OF PREVIOUS MEETING 
The minutes of the meeting held on 15 June 2009  had been approved at the July Parish Council 
meeting and were signed as correct. 

09/15  MATTERS ARISING 

09/15.1 

Publications policy 

Jeremy has yet to publish the new policy on the website. 

Action JB 

09/15.2 

New villagers page 

David has yet to create a special page on the website. 

Action DG 

09/16  OVERVIEW OF DEVELOPMENTS SINCE LAST MEETING INCLUDING 

09/16.1 

Cemetery 

Fiona said that she wanted to explain who can be buried in the cemetery in an article for Hill & 
Valley, as some still thought they needed to reserve a plot.  There was also a need to clarify 
how to apply to be buried in the new cremation garden in the churchyard, and how records 
should be kept. 

Action FG 

09/16.2 

Archiving 

Jeremy reported that the Parish Council records had been sorted and that he & Mary Jo 
planned to take the material for archiving to the Record Office in the near future and to discuss 
how digital records should be preserved. 

Action JB MJD 

09/16.3 

Living Links 

He reported that Sarah Speller at Hampshire Record Office had funding until 2010 to help local 
communities collect and record their changing histories.  This might help Cathy Yelf to start 
recording filmed interviews with long term residents and also Mary Jo in the pursuit of the 
history of Longparish. 

Action MJD 

09/16.4 

Church Guide 

Martin Coppen has produced a new Guide to the church which he has asked David to publish 
on the website. Mary Jo said that there might be a minor amendment needed. 

Action DG


Unapproved draft V2 

2 

09/17  HANDBOOK 
Mary Jo said that she was making good progress revising the Handbook, and should be able to 
get it printed in the current financial year. 

It was agreed that it should be in A5 format, with a colour cover, and a mixture of B&W photos and 
Mary Snow’s drawings as illustrations. 

Action MJD 

09/18  VILLAGE PHOTO ALBUMS 
Mary Jo hopes to get on with filling these this winter. 

Action MJD. 

09/19  VILLAGE CORRESPONDENT 
In Xandi’s absence this item was deferred.  Her last article was praised. 

09/20  HILL AND VALLEY 
Jeremy reported from the business meeting that the magazine remains in good health financially. 
It is likely that there will be 2 colour covers in the next year and a social event for those involved in 
its production.  There are 19 advertisers waiting for space, but increasing the size of the magazine 
was not an option for the editors and for postage.  Village businesses can be listed on the website. 

Mary Jo said that she could usually fill 6 pages comfortably.  Chris Bowman’s articles on birds 
were welcomed.  Jeremy suggested profiles of new Parish Councillors, Jonathan Frere and Karen­ 
Marie Dinesen.  The possibility of other profiles was also discussed.. 

09/21  FINANCE 
Estimates for expenditure 2009­2010 were as follows: 

Hill & Valley 

£400 

Web domain name 

£30 

New Villagers reception £150 

2010 Directory 

£160 

Video interviews 

[£200?] 

Jeremy to check with Cathy Yelf 

Action JB 

09/22  MEMBERSHIP 
Fiona has said that she intends to step down in May.  Members were asked to think about a 
possible replacement. 

(Jeremy left the meeting) 

09/23  WEBSITE 

09/23.1 Publication of Parish Council minutes 
David will arrange to meet the Clerk, Tony Humphrey, in 2 weeks to explain how to put the 
Parish Council minutes in PDF on to the website. 

Action DG 

09/23.2 

Content management 

David has been working with Joomla on other websites and now understands it better.  He 
thinks that it will be possible to create an outline of the whole site in Joomla and then to replace 
the existing contents piecemeal as necessary   This would be a much more manageable task 
than trying to convert the whole site in one go. 

Action DG 

09/23.3 

Scanning photos 

David said that photos for the website should be scanned in as high definition as possible for 
archiving purposes – say 600 pixels per inch ­ and then he would reduce them as necessary. 

09/24  DATE OF NEXT MEETING 
Wednesday, 3rd February.   The meeting closed at 8.15pm